Hatékony időgazdálkodás 3. rész
2017. január 27. írta: Gergő Herkó

Hatékony időgazdálkodás 3. rész

Minden nap tervezz előre

idogazdalkodas.jpg

Biztosan Te is tapasztaltad már, hogy sosincs elegendő időnk mindenre. Pedig rengeteg dolgunk lenne. Ott van a munkánk, a munkán kívüli projektjeink, fontos elolvasni valók - szaklapok, könyvek. Ott állnak sorra az asztalon, mi pedig elhatározzuk, hogy egyszer ha a teendőink végére jutottunk, elolvassuk őket. 

 Ez azonban sosem sikerül. Egyszerűen képtelenek vagyunk utolérni magunkat. Sosem fejezzük be mindazt, amit el akartunk végezni, sosem jutunk el odáig, hogy egy bennünket érdeklő könyvet vagy folyóiratot elolvassunk. A pihenésről és a szabadidős tevékenységekről nem is beszélve. Teljesen mindegy, mennyi időd van, abban biztos lehetsz, hogy a tennivalóid időigénye mindig nagyobb lesz, mint a rendelkezésre álló idő. Meg kell tanulnod másként dolgozni, másként kezelni a mindennapi teendőidet. Meg kell tanulnod szelektálni a teendőidet, és fontossági sorrendbe tenni őket. 

Ez a cikk Brian Tracy: Személyes hatékonyság című könyvéből született.

Ha eddig még nem olvastad a cikksorozat első két részét, akkor itt tudod megtenni:

http://grafitzsonglor.blog.hu/9999/12/31/hatekony_idogazdalkodas_2_resz

http://grafitzsonglor.blog.hu/2017/01/24/hatekony_idogazdalkodas_1_resz

A tervezés a jövőt előre hozza a jelenbe, hogy valamit tudj tenni az érdekében

Alan Lakein

Hogyan eszel meg egy elefántot? A válasz természetesen: Falatonként.

És vajon hogyan eszel meg egy  nagy, ronda, dagadt békát? Ugyanúgy: Falatonként. A nagy célt feldarabolod kisebb lépésekre, majd nekiállsz az elsőnek. Aztán pedig folytatod, míg kész nem vagy az egésszel. A halogatás szokásának leküzdésében rendelkezésre álló legerősebb fegyver az elméd, azaz, hogy képes vagy gondolkodni, tervezni és dönteni. Minél jobb a terved, annál könnyebben fogsz megszabadulni a halogatás szokásától, és vágsz bele a cselekvésbe.. Tehát annál könnyebben nyeled majd le a békát.

Tisztességes előzetes tervezéssel megelőzhetjük a rossz teljesítményt. Ahhoz képest, hogy mennyit segít hatékonyságunk és teljesítményünk javításában a tervezés, igencsak kevesen terveznek minden nap. Pedig a tervezés nem bonyolult, csak egy papír és toll kell hozzá: le kell ülnöd, és írnod kell egy listát a tennivalóidról. Hatékonyságodat mintegy 25%-al növelheted, ha minden nap kizárólag az általad összeállított listán szereplő dolgokkal foglalkozol. A listádat még előző nap állítsd össze, miután végeztél az aznapra tervezett munkával. Mindent, amivel aznap nem sikerült végezned, írj hozzá a következő napi teendőkhöz. Ha előzőnap készíted el a listád, tudatalattid egész éjjel dolgozni fog rajta. Felkelés után gyakran lesznek jó ötleteid, meglátásaid, melyek segítségével még gyorsabban és még hatékonyabban végezheted el az aznapra tervezett munkát, mint gondolnád. Minél több időt töltesz írott listák készítésével, annál hatékonyabb és eredményesebb leszel életed minden területén.

Különféle célok eléréséhez más-más listára lesz szükséged. De mindig legyen egy alaplistád, amire mindent ráírsz, ami csak eszedbe jut. Az alaplista témák szerinti csoportosításából születnek majd az al-listák.

Második lépésben készíts egy havi listát, amit hó végén készítesz el a következő hónapra.Erre minden, az adott hónapra vonatkozó tennivalót vezess át az alaplistáról.

Harmadik lépésben a havi listát bontsd le heti listákra, melyekben az egész hetet előre tervezed. Ez az a lista, amit állandóan változtatni fogsz a hét folyamán.

A heti listákból végül napi listákat kell készítened, amelyekben felsorolod, aznapra milyen feladatokkal szeretnél elkészülni. Ahogy telik a nap, a listán pipáld ki azokat a teendőket, amelyeket már befejeztél Így vizuális visszajelzést is kapsz a teljesítményedről, ami sikerérzést generál benned, ami motivál a továbbhaladásra. Önbecsülésed és önbizalmad is nőni fog, a látható és érzékelhető haladás pedig segítségedre lesz, hogy leszokj a halogatásról!

Amint a listában felsorolt feladatokon dolgozol, egyre energikusabbnak és hatékonyabbnak látod majd magad. Érezni fogod, hogy jobban kézben tartod az életedet. Természetes motivációt érzel majd magadban, hogy még többet tégy. Jobban és kreatívabban fogsz gondolkodni, és jobb meglátásaid lesznek, aminek következtében még gyorsabban fogsz dolgozni.

A személyes hatékonyság legfontosabb szabálya a 10/90-es szabály. Ez kimondja, hogy időd első tíz százaléka, amit tervezéssel és tennivalód végiggondolásával és ütemezésével töltesz, a munkára fordított időd 90 százalékát képes számodra megtakarítani.

Ha minden nap előre tervezel, sokkal könnyebbnek fogod találni a dolgok elengedését magadtól. A munka gyorsabban és akadálytalanabbul halad, min valaha. Ha így dolgozol, előbb-utóbb eljutsz odáig, hogy szó szerint megállíthatatlan leszel.

grafitzsonglor_kepek2.jpg

Forrás: Brian Tracy - Személyes hatékonyság c. könyv

Update: megjelent a cikksorozat 4. része, amit itt tudsz elolvasni:

http://grafitzsonglor.blog.hu/2017/02/01/hatekony_idogazdalkodas_4_resz_a_80_20-as_szabaly

Tetszett a cikk? Nyomj egy likeot, vagy oszd meg ismerőseiddel! Még több érdekességért kövesd a Grafitzsonglőr facebook oldalát!